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红尘碧玉

滚滚红尘,太多无奈,太多伤悲,愿永远拥有一颗碧玉之心

 
 
 

日志

 
 

第五章 通用会计报表模块的基本操作  

2012-02-08 21:12:07|  分类: 会计电算化 |  标签: |举报 |字号 订阅

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第一节 会计报表模块的基本功能

  
  会计报表是综合反映会计主体在某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等的书面报告文件。
  在手工处理方式下,编制会计报表是一项十分繁重的工作,需要进行数据采集、分析、计算、汇总、平衡校验等项内容。
  在会计电算化下,利用会计报表模块提供的功能,可以快速准确地编制各种会计报表。报表模块一般都提供了多种专用函数,方便用户编制会计报表,从而能更优质高效的生成各种会计报表,更好的满足会计工作的要求。
  
  一、会计报表结构
  不同会计报表的格式和内容各不相同,而且不同会计软件的报表模块也各有其特点,但是就会计报表的框架结构来说,一般由表头、表体和表尾几个部分组成,如图所示。
  
  会计报表结构示意图
  1.表头
  表头通常用来描述报表的名称、报表编号、编制单位、编制日期、货币计量单位等内容。
  2.表体
  表体是报表的主要部分,由表样单元(项目及项目名称)和数据单元(报表数据)组成。在报表编制过程中,表样单元输入的内容一般为文字,数据单元输入的内容为数字(数值),而且数字是通过预先定义好的取数公式自动计算生成。
  3.表尾
  表尾主要是指报表表格下方的说明及附注等,既包括文字说明,也包括部分数据。如报表附注等补充资料、制表人、会计主管、单位负责人等。
  
  二、会计报表数据来源
  一般来说,报表各项目的数据主要来源于总分类账和明细分类账,有的也来源于其他已经编制生成的报表,还有的是根据本表表内项目汇总计算得来的,甚至有的来源于诸如工资、固定资产等其他会计核算子模块。
  
  三、会计报表模块基本功能
  会计电算化下报表模块既是一个相对独立的模块,具有输入、处理、输出的功能,同时也可以和其他模块联用。一般会计软件的报表模块都提供了报表文件管理、报表格式设计、报表数据处理、报表输出报送等基本功能。
  (一)报表文件管理
  1.在报表模块中,报表是以文件形式存放的。因此报表模块都提供了报表文件管理功能,一般包括新建报表文件、打开已有报表文件、保存报表文件、备份恢复文件等。
  2.大多数会计软件的报表模块还提供了与其他系统进行报表数据交换的引入引出功能。通过引出功能可将报表模块中的数据引出为多种格式的独立文件,如dbf、mdb、Excel、Text等,以供其他系统共享或进行相关计算处理再利用;
  (二)报表格式设计
  报表格式设计是对新建报表或旧表进行格式化操作,主要包括报表表样设计和报表公式定义。
  1.报表表样设计
  表样设计主要是对所编报表的外观样式和报表属性进行相关设置,包括表头、表体、表尾的结构设计,报表的行列数与行高列宽,报表属性与单元属性,以及表样文字内容录入等。
  2.报表公式定义
  主要需要定义报表取数公式、审核公式和舍位平衡公式。
  (三)报表数据处理
  主要是依据设计好的报表格式和相关报表公式,计算生成会计报表数据,并对所编制会计报表的数据进行审核和分析。
  (四)报表输出报送
  根据需要,可以将编制完成的会计报表按需在屏幕上显示输出,通过打印机打印输出纸质会计报表,也可通过网络报送。
  
  四、会计报表模块基本操作流程
  利用报表模块编制会计报表的流程与手工方式下编制会计报表基本相似,但并不完全相同。不同的会计软件的报表模块的具体操作会有所不同,但是通常的报表模块处理流程包括启动并登录报表模块、建立(或打开)报表、格式设计、处理数据、输出报表、保存报表并退出报表模块等基本过程,其基本操作流程如图所示。
  
  会计报表模块基本操作流程
  

第二节 利用模板制作会计报表

  
  会计报表模板就是预先设计定义好的成型的会计报表模型,会计报表模块一般都提供了常用模板和自定义模板。对于一些常用的、格式基本固定的会计报表(如资产负债表、利润表、现金流量表),报表模板提供了常用模板供用户直接调用,从而无须费时费力自定义就可以迅速建立符合需要的会计报表。对于一些本单位常用但报表模块没有提供模板的内部报表,也可通过报表模块的自定义模板功能设计制作符合自身特殊要求的“自定义模板”,以后使用时就可以直接调用了。
  
  一、常用报表模板
  对于一些常用的、格式基本固定的会计报表(如资产负债表、利润表、现金流量表),报表模板提供了常用模板供用户直接调用,从而无须费时费力自定义就可以迅速建立符合需要的会计报表。
  调用模板编制并生成会计报表主要有以下几个操作步骤:
  第一步,启动并登录报表模块;
  第二步,新建空白报表进行报表登记;
  第三步,从菜单命令中调出报表模板操作界面;
  第四步,选择本单位所属行业、会计制度;
  第五步,选择将要编制生成的会计报表名称;
  第六步,所有选择设置完成后点击“确认”按钮;
  第七步,在弹出的提示对话框中回答“是”或“确定”,则当前空白表的格式就被模板自动覆盖。如有需要,可做适当修改。
  第八步,计算生成所需会计报表;
  第九步,保存报表。完成利用模板编制生成报表的全部操作步骤。
  
  二、自定义报表模板
  对于一些本单位常用但报表模块没有提供模板的内部报表,也可通过报表模块的自定义模板功能设计制作符合自身特殊要求的“自定义模板”,以后使用时就可以直接调用了。
  

第三节 自定义报表的生成和输出

  
  一、新表登记
  新表登记时所建立的空白报表是按照报表模块默认格式建立的,里面没有任何内容,因此需要对新建的空白表进行格式化,以达到要求。
  
  二、新表格式化
  在会计报表模块,报表的显示状态通常有“格式”状态和“数据”状态两种。
  报表格式化等格式设计操作一般在“格式”状态下进行,如行列数、报表属性、各种公式的定义等;
  而数据处理等操作则一般在“数据”状态下完成,如计算生成报表、报表审核等。要进行相应的操作就应该将报表切换到对应的显示状态。
  (一)新表表样设计
  所谓表样,是指未计算生成数据前的空表格式,一般包括表头、表体的行列标题以及行次或列次、表尾。表样设计主要是指新表结构设计、单元属性设置和表样文字录入等操作,使报表从外观样式和内在属性上符合所编报表的要求。
  1.报表行、列数定义
  行、列数定义就是设置新表需要多少行和多少列,但不同的会计软件的报表模块对行列数的定义是不同的,有的行列数包括表头、表体、表尾等全部内容,而有的却只包括表体(即表格部分)。
  2.行高、列宽定义
  为了让每个单元能较好的显示相关内容,需要根据单元内容对报表的行高和列宽进行调整。通常都可通过鼠标直接拖动和菜单命令进行设置。
  3.单元属性设置
  单元也称作单元格,是报表的最小单位,是报表行和列交叉的最小方格,一般都是用列标加行标的方式表示,列用字母表示,行用数字表示,如第B列和第二行交叉的单元就表示为B2。整个报表就是由一个一个的单元组合而成的。根据报表的编制要求,可以对相应单元进行合并或拆分的操作。
  报表中不同单元需要输入的内容不同,因此其单元属性也就有所不同。
  (1)单元类型及数字格式。
  (2)字体颜色。
  (3)对齐方式。
  (4)边框设置。
  4.组合(合并)单元
  组合(合并)单元是将相邻的两个或两个以上的单元合并在一起,构成一个较大的单元。组合(合并)单元可以将同一行或同一列中相邻的多个单元合并在一起,也可以把一个包含多行多列的矩形区域内的单元合并为一个较大单元。
  5.表样文字录入
  表样文字是指表头、表尾、表体的行列标题以及行次或列次等,即不同期间会计报表中通常固定不变的那部分内容。表样文字的录入很简单,只需依据相应报表格式逐项输入相关内容即可,而且报表模块一般都提供了可调用相关报表关键字的功能,如单位编号、单位名称、编制日期、制表人等。
  (二)新表公式定义
  在手工模式下,报表数据是由编制人员根据相关会计核算资料计算并手工填列的。在会计电算化下,报表模块是通过预先定义好的公式来进行数据处理的,自动生成报表数据。因此在会计软件的报表模块里需要进行公式定义,包括取数公式、审核公式和舍位平衡公式的定义。
  1.取数公式定义
  报表取数公式定义是根据报表与账簿、报表内各项目、报表与报表、报表与其他系统之间的关系,将报表编制方法通过取数公式加以描述,是实现会计电算化自动处理报表数据的关键步骤。
  取数公式主要解决会计报表的数据来源,自动计算生成会计报表各项目的数据。
  常见的公式定义方式主要有以下几种:
  (1)利用账务函数从账上取数。一般有期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额等取金额数据的函数,也有相应取数量数据的账务函数。定义这些函数时通常需要指明相应的科目编码、会计期间、金额方向、账套等参数等。
  (2)利用统计或数学函数取数。如计数函数、求和函数、求平均值函数、求最大值函数、求最小值函数等。
  (3)直接列式计算取数。这类主要是针对一些小计、合计等一般加减项目的数据计算,直接使用单元和运算符号相结合的运算式子.
  为了方便用户进行报表取数公式定义,报表模块提供了公式向导功能。
  利用公式向导定义取数公式的操作步骤一般为:
  第一步,首先选中要定义取数公式的单元;
  第二步,执行公式向导功能,进入公式向导界面;
  第三步,按照公式向导的指引,逐项设置该项目的数据源及取数条件;
  第四步,按向导指引设置完毕,点击确定按钮,返回报表操作界面;
  第五步,自动按所设条件生成取数公式并列示在公式编辑栏内;
  第六步,点击确认按按钮,公式编辑栏内的公式即可被定义到所选单元中,取数公式定义成功。
  2.审核公式定义
  报表审核公式定义也称为“报表勾稽关系定义”。审核公式是根据表内及表间数据之间的勾稽关系定义的,用来检查验证所编报表数据的正确性。在审核公式定义中,一个完整的审核公式由两部分构成,即公式表达式和条件不满足时的提示信息。
  3.舍位平衡公式定义
  当所编报表从低倍计量单位转变为高倍计量单位时(如报表计量单位由元转变为万元),即报表数据的进位,原来满足的数据勾稽、平衡关系就完全可能被破坏。因此,为了保证报表计量单位进位转变后不影响报表的数据勾稽关系和平衡关系,就需要对之进行调整。报表经舍位操作后,重新调整勾稽与平衡关系的公式就被称作舍位平衡公式。
  
  三、报表数据处理
  报表数据处理是根据用户定义的报表格式和相关公式计算生成有数据的会计报表,并对生成的报表数据进行正确性校验和分析的过程。具体包括计算生成报表、校验审核报表和报表数据分析。
  1.计算生成报表
  对于已经定义好报表格式和取数公式的会计报表,只需运行报表编制(计算、重算)功能,系统即可自动生成所需报表的全部数据,完成报表的编制工作。
  2.校验审核报表
  报表编制完成后,为了防止差错,保证所编报表的正确性,可以执行审核功能进行审核。
  3.报表数据分析
  用户既可以利用报表模块预设内嵌的分析指标和计算方法,也可以采用自定义的分析指标和计算方法,提取编制完成会计报表中的数据计算相关财务指标,获取相关会计信息。有的会计软件的报表模块还提供了根据报表数据生成各种图形化的分析图的功能,如直方图、柱形图、饼状图、曲线图等,将报表数据所包含的经济意义以图的方式直观的反映出来,以便于使用者理解使用。
  
  四、报表输出报送
  1.按照输出的方式不同,可以分为屏幕显示输出、打印输出、网络报送等。
  2.在会计电算化下,会计报表的查询变得方便快捷,用户只需输入查询条件,系统就会根据查询条件快速查出所需要的会计报表,并将查询结果显示在电脑屏幕上供使用者查看。若有需要,还可利用其提供的打印功能,按照系统提示进行操作即可完成打印操作,输出所需要的纸质会计报表。
  3.如果是在网络环境中,还可以将编制完成的会计报表在网络中进行报送输出,如上市公司的会计报表按照XBRL标准格式在网上发布。
  模拟练习
  【例5-1】判断:
  就会计报表的框架结构来说,一般由表头、表体和表尾几个部分组成。( )

   [答疑编号2285050101]
  『正确答案』对

 

 

  【例5-2】
  判断:
  一般会计软件的报表模块都提供了报表文件管理、报表格式设计、报表数据处理、报表输出报送等基本功能。( )

   [答疑编号2285050102]
  『正确答案』对

  【例5-3】单选:
  报表系统中,报表数据处理的内容不包括( )。
  A. 计算生成报表
  B. 校验审核报表
  C. 报表数据分析
  D. 报表公式设置

   [答疑编号2285050103]
  『正确答案』D

  【例5-4】
  多选:
  报表系统中,报表公式定义包括( )。
  A.报表取数公式 B.审核公式
  C.舍位平衡公式 D.校验公式

   [答疑编号2285050104]
  『正确答案』ABC

  【例5-5】判断:
  会计软件中,只能利用软件提供的报表模板,不能由用户自定义报表模板。( )

   [答疑编号2285050105]
  『正确答案』错

  【例5-6】多选:
  报表系统中,下列属于报表表样设计的内容包括( )。
  A. 报表行、列数定义
  B. 行高、列宽定义
  C. 单元属性设置
  D. 报表公式定义

   [答疑编号2285050106]
  『正确答案』ABC

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